Por Ing. Virgilio Gómez Treviño, M.A. y M.P.B

En este post abordaremos 4 principios muy valiosos para mejorar la comunicación dentro de la organización, con el objetivo de incrementar el desempeño.

Principio no. 1: La comunicación de los empleados, refleja la cultura de la organización.
Si quieres cambiar la cultura de tu organización o de tu equipo, tienes que comenzar a cambiar el vocabulario o la manera de comunicarse que utilizan sus integrantes.

La estructura dirige el comportamiento humano y al ser el lenguaje una de las principales estructuras utilizadas en la interacción persona a persona, tenemos en él una herramienta bastante útil para modificar comportamientos y por ende también la cultura.

Un ejemplo rápido sobre cómo puedes utilizar este principio puede ser el siguiente:

Decreta que a partir de ahora, ya no se aceptarán quejas en tu equipo, o en tu empresa; por el contrario cuando alguien tenga una queja, tendrá que transformarla en una propuesta de solución y presentarla a quien corresponda implementarla, de esta forma se elimina la negatividad provocada por gente quejosa o chismosa y se comienza a fomentar un ambiente constructivo.

Otra forma de usar este principio es apalancándonos del lenguaje es cambiando la palabra “problema” por “quiebre”. Decimos que un “quiebre” es la interrupción de un proceso o suceso de forma tal que los resultados esperados ya no pueden obtenerse. Entonces en lugar de usar un término negativo como “problema” que usualmente nos lleva a encontrar culpables, ahora usaremos un término constructivo que es “quiebre” que nos lleva a enfocarnos en el proceso y lo que es necesario para arreglarlo.

Principio no. 2: El principal propósito de la comunicación, dentro de un equipo de alto desempeño tiene que ser el agregar valor a los demás.
Si cuando nos comunicamos entre nosotros no agregamos valor a los demás y por ende al equipo mismo, entonces esa comunicación tuvo como motivo solamente el esparcimiento (por ejemplo decir un chiste) o la destrucción (una queja, una crítica negativa).

Entonces si decretas la aplicación de este principio, podrás observar cómo los miembros del equipo comenzarán a pensar mejor la forma como redactan sus correos o como establecen sus conversaciones y si ahora el enfoque está en crear valor…el resultado no podrá ser otro que un mejor producto, un mejor servicio o una interrelación más valiosa.

Principio no. 3: Todo acto de comunicación debe de ser: Relevante, cierto y a tiempo
Decimos que toda comunicación debe de ser relevante porque de no serlo, no existe una razón para habernos comunicado.

Decimos que la comunicación debe de ser cierta porque muchas veces las personas no validan la información que manejan como fundamento de sus conversaciones y si ésta no es cierta, terminan dañando relaciones y disminuyendo el valor del equipo. Por otro lado, una comunicación basada en la verdad, genera confianza, elimina la incertidumbre y crea lazos positivos entre las personas, facilitando procesos y resultados.

Finalmente decimos que la comunicación debe de ser a tiempo, porque no sirve de nada comunicar una información cuando ésta no es necesaria (comunicarse antes) o cuando ésta ya no es útil (comunicarse después). 

Principio no. 4: Las 4 C´s de la comunicación efectiva: Clara, concisa, creíble y realizada con confianza.
Toda comunicación debe de ser clara, porque de lo contrario sólo genera confusión  y malos entendidos además de que evita el logro de las metas y es muy sabido además, que sólo podemos avanzar en el camino hacia nuestras metas, tan lejos como claro sea nuestro camino.

La comunicación debe de ser concisa para ser efectiva porque de esta manera va directo al punto a tratar y mejora la eficiencia del manejo del tiempo de todos los involucrados. Hay personas que para comunicarse necesitan contar historias y ponerle drama al asunto, pero en un ambiente de alto desempeño no podemos darnos el lujo de perder tiempo en historias que no sean relevantes al tema en cuestión.  

Para que una comunicación sea efectiva la gente necesita de creer que lo que decimos es cierto, por ello es necesario crear un ambiente de confianza, en el cual lo que se dice que va a pasar, sí sucede, lo prometido es recibido y las personas creen en la honestidad y el compromiso de sus líderes. 

Si la gente no cree en aquellos que están comunicando los mensajes, se debilita toda la cultura organizacional y el alto desempeño no puede generarse debido a esta crisis de confianza.

Finalmente y reforzando el punto anterior, todo acto de comunicación es importante hacerlo con confianza, lo cual nos lleva a reflexionar en que si somos naturales en la manera en que nos comunicamos, creamos inmediatamente un ambiente de confianza con los demás, pero si fingimos o tratamos de manipular la conversación, entonces generamos desconfianza y se entorpece el proceso.